Factureren

De factuur is het bewijsstuk voor zowel opdrachtgever als zelfstandig journalist. De factuur wordt in de eerste helft van de maand verstuurd over producties die in de maand daarvoor zijn geleverd. De zelfstandig journalist behoudt een kopie van de factuur voor zijn eigen boekhouding.

De factuur bevat gegevens, zoals:

  • datum
  • volgnummer: bijvoorbeeld jaartal en volgcijfer
  • adresgegevens zelfstandig (foto)journalist
  • adresgegevens opdrachtgever
  • omschrijving van de opdracht. Als je gebruik maakt van een opdrachtformulier van de opdrachtgever, waarin ondermeer opdrachtnummer, publicatiedatum en contactpersoon staan, neem dan deze gegevens over
  • honorarium
  • onkosten, zoals reiskosten
  • btw percentage (21%) en btw-bedrag (indien van toepassing, lees ook het artikel Wel of geen btw)
  • totale prijs
  • KvK nummer
  • btw-nummer
  • betalingstermijn
  • rekeningnummer
  • leveringsvoorwaarden

Op tijd factureren

Het is verstandig zo spoedig mogelijk na het voltooien van de opdracht de factuur te versturen, of te factureren op een vast moment per maand. Hiermee wordt voorkomen dat de opdrachtgever niet meer precies weet waarop de factuur betrekking heeft en wordt het risico op het oplopen van onbetaalde facturen verkleind.

Kredietbeperking

Om de opdrachtgever te verleiden tot snelle betaling over te gaan, wordt ook wel gewerkt met kredietbeperking. Dat houdt in dat betaling binnen de betalingstermijn een korting oplevert van bijvoorbeeld 2 procent.

Prijsverhoging

Als je aan het begin van het jaar een inflatiecorrectie of enige andere vorm van prijsverhoging wilt toepassen, moet dit vooraf wel worden afgesproken, bijvoorbeeld in het contract of de algemene voorwaarden.

Indien je niets hierover hebt afgesproken, zul  je een nieuwe afspraak moeten maken met de opdrachtgever. Dit kan bestaan uit bijvoorbeeld een mailtje waarin staat dat je de tarieven verhoogt. Het hangt vanzelfsprekend van de opdrachtgever af of deze akkoord gaat of dat er eerst onderhandeld moet worden. Het gaat immers om een nieuwe afspraak die door twee partijen gemaakt worden.  Inflatiecijfers zijn te vinden op de website van CBS.

Wettelijke handelsrente

Als er een factuur gestuurd wordt, geldt de betalingstermijn die op de factuur staat. Ontbreekt die vermelding, dan telt de wettelijke termijn van 30 dagen. Bij het overschrijden van die termijn kan wettelijke rente in rekening worden gebracht. Helaas zijn (te) laat betalende opdrachtgevers vaak niet genegen deze rente te betalen.

Na een redelijke termijn kun je een herinneringsfactuur sturen, waarin staat dat de betalingstermijn is verstreken.

Tip

Je kunt voor tien euro in de maand ook online factureren via Moneybird.