Orde in de e-mailchaos; overzicht houden door structuur

Van mezelf ben ik nogal chaotisch, maar ik merk dat mijn creativiteit meer ruimte heeft als ik mijn werk op orde heb. Ook in deze coronatijd blijft structuur en overzicht belangrijk. Ik help je graag. Zoals het aanpakken van je e-mail chaos.
 
In ieder mailprogramma kun je mappen maken. Ik gebruik Outlook, maar het werkt vaak gelijk. Zo kun je zorgen dat mail van een opdrachtgever of over een onderwerp meteen in een map terechtkomt. Open een mail van die opdrachtgever, rechtsklik op die mail en selecteer ‘regels’. Kies je voor ‘regel maken’ in het pop-upscherm. Kies je de ontvanger of een tekst in het volgende scherm. Wanneer je meerdere contacten hebt bij een opdrachtgever, kun je die allemaal naar dezelfde map verplaatsen als je dat wilt. Kies onderin dat scherm voor ‘e-mail naar map verplaatsen’ en dan ‘map selecteren’.
Met ‘nieuw’ kun je een nieuwe map maken die onder de map komt te staan waar je nu inzit. Dan krijg je een scherm ‘Nieuwe map maken’. Je tikt de naam in, ik kies dan voor de naam van het blad of de krant waar ik voor schrijf en klik ‘OK’. Onder Postvak IN zie je een nieuwe map verschijnen, volautomatisch. Je klikt weer OK. Dan kom je terug in het scherm ‘Regel maken’, daar kies je voor ‘Van …’ en ‘E-mail naar map verplaatsen’ en daar de juiste map kiezen. Klik OK en de regel is gemaakt. Door het vakje aan te klikken, voert je mailprogramma deze regel nu uit. Dan verdwijnt alle mail die je van deze persoon hebt gekregen automatisch naar de juiste map. Als dat heel veel e-mails zijn, kan het even duren…
 
Joke Heikens is freelance journalist
 
Tekst: Joke Heikens

Blogs ter inspiratie

In de komende weken publiceren we regelmatig blogs ter inspiratie, blogposts van freelancers die hun ondernemingszin of nuttige tips over ondernemen graag willen delen met andere freelancers.