Privacyreglement NVJ

Reglement inzake registratie en bescherming persoonsgegevens

Bescherming privacy

De Nederlandse Vereniging van Journalisten (NVJ) vindt de privacy van haar leden en de bezoekers van haar website van groot belang. Persoonsgegevens die zijn verkregen via onze website, formulieren of op een andere manier, behandelt de NVJ zorgvuldig en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dat betekent:

  • Leden en niet-leden zo goed als mogelijk informeren over de doeleinden waarvoor de NVJ persoonsgegevens verwerkt, onder meer via een privacyverklaring op de website
  • Het beperken van het verzamelen van persoonsgegevens tot alleen die gegevens die nodig zijn voor de doeleinden van de NVJ. De NVJ houdt zich aan de wettelijke termijnen voor het bewaren van gegevens
  • Het vragen in bepaalde gevallen aan betrokkene om uitdrukkelijke toestemming om diens persoonsgegevens te verwerken
  • Het nemen van passende beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in opdracht van de NVJ persoonsgegevens verwerken
  • Het garanderen van het recht van betrokkene om persoonsgegevens op aanvraag ter inzage te bieden, te corrigeren of te verwijderen.

Hoe verzamelen we persoonsgegevens?

De NVJ verzamelt op de volgende manieren persoonsgegevens:

  • Gegevens die leden en niet-leden actief verstrekken, bijvoorbeeld in een formulier, via e-mail of in een telefoongesprek
  • Gegevens die leden of niet-leden passief verstrekken door bezoek aan de website. Bijvoorbeeld wordt, zoals gebruikelijk bij websites, het IP-adres van de bezoeker automatisch opgeslagen in de logbestanden van de webserver.

Welke persoonsgegevens worden verzameld?

Bij de uitvoering van activiteiten verzamelt de NVJ de volgende gegevens:

  • Namen en gegevens ter identificatie van leden (lidmaatschapsnummer, geslacht en geboortedatum)
  • Adressen en contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres) van leden en afnemers van diensten of producten van de NVJ;
  • Het lidmaatschap, de contributiegegevens, het einde van het lidmaatschap
  • De arbeidsgegevens van leden (naam werkgever of opdrachtgever, functie)
  • Kaderlidmaatschappen en lidmaatschappen van specifieke onderdelen van de bond, zoals sectorale afdelingen en netwerken
  • Cursussen die leden of niet-leden hebben gevolgd of willen volgen
  • Deelname aan activiteiten en acties
  • Toesturen aan leden of niet-leden van bepaalde publicaties; inclusief abonnement verschillende nieuwsbrieven via de website
  • Correspondentie van/aan leden of niet-leden (schriftelijk en/of digitaal)
  • (Onkosten)vergoedingen van en aan leden en kaderleden
  • Verstrekte faciliteiten aan leden en kaderleden
  • Gegevens die betrekking hebben op vragen, problemen, kwesties en/of (rechts)zaken van leden in het kader van de individuele dienstverlening
  • Aanmelders van nieuwe leden
  • Klachten van betrokkenen over de NVJ betreffende verenigingsaangelegenheden, beleid en/of dienstverlening
  • Vertegenwoordiging van de NVJ in organisaties
  • Interessegebieden
  • Lidmaatschap sociale netwerken.

Waarvoor verwerken we jouw persoonsgegevens?

De NVJ verwerkt jouw persoonsgegevens voor het uitvoeren van haar activiteiten, zoals collectieve en individuele belangenbehartiging, ledenwerving, ledenbehoud en ledenbinding, en communicatie met de leden en niet-leden.

Meer specifiek gebruiken we jouw gegevens voor:

  • Voor identificatiedoeleinden
  • Voor het aanspreken met de juiste titel 
  • Om na te gaan of je bevoegd bent een overeenkomst met ons aan te gaan
  • Om het mogelijk te maken een account te maken en het account te beveiligen 
  • Om elektronische bevestigingen van de registratie en/of de bestelling te kunnen sturen
  • Om onze klanten op de hoogte te houden van de registratie, de boeking en/of bestelling 
  • Om onze (leden)administratie te kunnen voeren
  • Om met onze klanten te kunnen communiceren, zoals bij vragen of klachten 
  • Om betalingen te kunnen verwerken, voor de facturatie en het bijhouden van onze (financiële) administratie 
  • Om de bestelling te kunnen verwerken
  • Om op de website de content te kunnen tonen die daar op wordt geplaatst
  • Het per email op de hoogte houden van ons aanbod, nieuws en acties en zo nu en dan voor klantonderzoeken
  • Om de browser en/of het apparaat te herkennen
  • Voor het verbeteren van de gebruikersvriendelijkheid van de website
  • Voor het maken en analyseren van bezoekersstatistieken.

De specifieke persoonsgegevens die de NVJ verwerkt zijn afhankelijk van de vorm van het lidmaatschap van de NVJ, en de vorm en het gebruik van de NVJ-dienstverlening.

Op welke grondslagen ("rechtsgronden") is het gebruik van jouw gegevens gebaseerd?

Wij gebruiken jouw gegevens op basis van de volgende grondslagen ("rechtsgronden"):

  • Jouw toestemming
  • De gegevens zijn nodig voor het sluiten en/of uitvoeren van de overeenkomst die we met jou hebben, of waar je partij bij bent
  • De gegevens zijn nodig om te voldoen aan een op ons rustende wettelijke verplichting
  • De gegevens zijn nodig voor ons gerechtvaardigd belang, of dat van een ander. Het gaat om de volgende "gerechtvaardigde belangen":
  1. Ons belang om een (commerciële) relatie te onderhouden met onze klanten of leden
  2. Ons belang om meer inzicht te krijgen in onze gebruikers en onze klanten of leden en hun wensen.

Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wij bewaren jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor wij ze verwerken. In het algemeen hanteren wij daarbij de volgende bewaartermijnen:

Soort gegevens: bewaartermijn

  • Klantgegevens (NAW gegevens, email adres, telefoonnummer): tot 7 jaar na de laatste transactie
  • Factuurgegevens, transactiegegevens en overige financiële gegevens: 7 jaar op basis van de wettelijke fiscale bewaarplicht
  • Gegevens in de (leden)administratie: zolang als je met ons een overeenkomst of andere relatie hebt en tot 7 jaar daarna
  • Accountgegevens (inlognaam, wachtwoorden): zolang als je het account hebt
  • Bestelgeschiedenis (delen die niet onder de wettelijke fiscale bewaarplicht vallen): zolang als je met ons een overeenkomst of andere relatie hebt en tot 7 jaar daarna
  • Correspondentie: zolang als je een overeenkomst of andere relatie met ons hebt en tot 7 jaar daarna
  • IP adres: tot 6 maanden na het laatste websitebezoek
  • Dossiers van de juristen van de NVJ: 7 jaar vanaf het jaar van archivering.

Samenwerking met Villamedia Uitgeverij B.V.

De NVJ deelt haar pand en veel faciliteiten met Villamedia. Lidmaatschapsgegevens worden direct gedeeld met Villamedia, die op basis van die gegevens aan leden rechten geeft op villamedia.nl en  Villamedia Magazine toestuurt aan leden. NVJ en Villamedia werken zo nauw samen dat ze een ‘Overeenkomst meerdere verantwoordelijken’ hebben afgesloten.

Samenwerking met andere organisaties

De NVJ heeft afspraken gemaakt met andere (vak)organisaties waarbij leden van de NVJ korting krijgen. De NVJ zal jouw lidmaatschap alleen bevestigen indien voldoende duidelijk is dat jij daar expliciet toestemming voor hebt gegeven.

Beveiliging en geheimhouding

De NVJ neemt en bewaakt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking. De medewerkers van de NVJ en kaderleden die ledengegevens verwerken, hebben een geheimhoudingsverklaring getekend. Zij mogen de persoonsgegevens alleen verwerken voor zover noodzakelijk voor de hun opgedragen taak. Als de NVJ een externe partij inschakelt om persoonsgegevens op te slaan of verwerken, sluit de NVJ een verwerkersovereenkomst met deze partij die voldoet aan de eisen van de AVG. NVJ bewaart backups van haar gegevens bij op een veilige locatie en spant zich in om digitale versleuteling in te zetten wanneer dat haalbaar en nuttig is. De NVJ gebruikt een gecertificeerd protocol om het serververkeer met bezoekers te versleutelen. De software die de NVJ gebruikt om persoonsgegevens te verwerken, is afkomstig van gerespecteerde en betrouwbare leveranciers.

Welke rechten heb je? 

Je hebt op grond van de wet in ieder geval de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

  • Een kopie en inzage te vragen in jouw gegevens
  • Informatie te ontvangen over de verwerking van jouw gegevens
  • Incorrecte gegevens te laten corrigeren
  • Onvolledige gegevens compleet te maken, gezien de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt
  • Jouw gegevens te laten verwijderen
  • Jouw gegevens te laten "beperken"
  • Bezwaar te maken tegen het gebruik (de verwerking) van jouw gegevens
  • Als je toestemming hebt gegeven voor gebruik van jouw gegevens, die toestemming weer in te trekken. De intrekking geldt dan voor toekomstig gebruik van jouw gegevens
  • Als je de gegevens zelf hebt aangeleverd of wanneer gegevens door jou zijn aangemaakt (bijvoorbeeld op basis van jouw gebruik van onze dienst), en je daarvoor toestemming hebt gegeven of de gegevens nodig zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, en als de gegevens elektronisch worden verwerkt: dan heb je het recht om jouw gegevens in een gestructureerd en gangbaar format mee te krijgen en, als dat technisch mogelijk is, de gegevens op jouw verzoek op die manier aan een andere partij over te laten dragen
  • Een klacht in te dienen bij de bevoegde privacy-toezichthouder (dit kan de toezichthouder zijn in het land van jouw gewone verblijfplaats, waar je je werk verricht of waar (gestelde) inbreuk wordt gemaakt op de privacywetgeving), in Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens (https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/).

Om jouw rechten uit te oefenen, kan je contact met ons opnemen via de contactgegevens die staan genoemd bij "Wat als je vragen of klachten hebt?"

Het kan zijn dat wij in bepaalde gevallen het recht hebben om jouw verzoek te weigeren. In dat geval zullen we toelichten waarom we het verzoek weigeren. Het kan zijn dat we de overeenkomst met je niet meer kunnen uitvoeren als we bepaalde gegevens niet van je hebben, dit zullen wij dan ook toelichten.

De meeste van jouw gegevens vind je terug in je eigen account. Je kunt daarop inloggen en de gegevens aanpassen. Voor inzage in gegevens die niet in jouw account staan, kan je rechtstreeks contact met ons opnemen (zie: "Wat als ik vragen of klachten heb"?).

In nieuwsbrieven is altijd een afmeldknop opgenomen zodat je je kunt afmelden van het ontvangen van die berichten.

Heb je vragen of klachten?

Als je vragen of klachten hebt over het gebruik van jouw gegevens of over deze privacyverklaring kan je contact opnemen met:

Nederlandse Vereniging van Journalisten
Johannes Vermeerstraat 22, 1071 DR Amsterdam
020 30 39 700
vereniging@nvj.nl

Je kunt ook rechtstreeks contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming:
Marc Willemsen
mwillemsen@nvj.nl

Kunnen we deze privacyverklaring aanpassen?

Ja. Deze privacyverklaring is van 24 mei 2018. We behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Als het om een belangrijke wijziging gaat zullen wij je daarvan op de hoogte brengen, bijvoorbeeld door je daar een email-bericht over te sturen.