Waaraan moet een Wob-verzoek voldoen?

Aan een Wob-verzoek worden geen formele eisen gesteld. Het is in feite een ‘brief’ gericht aan het overheidsorgaan, waarin je vraagt om informatie. Bij het ontstaan van de wet is bepaald dat er zo min mogelijk drempels moeten zijn en dat een voorgeschreven manier van indienen (bijvoorbeeld via een verplicht formulier) in strijd zou zijn met dit doel. Het verzoek kan zelfs mondeling worden gedaan, al zal dat niet vaak voorkomen. Doorgaans kan een verzoek ook online worden gedaan. Informeer eventueel bij het betreffende overheidsorgaan wat de beste manier is. 

Hoewel er dus geen formele eisen worden gesteld, is het desalniettemin raadzaam om bij het indienen van een Wob-verzoek enkele zaken in acht te nemen, want dat vergroot je kans op succes. Geef ten eerste een zo precies mogelijke beschrijving van de bestuurlijke aangelegenheid die het betreft: wat wil je precies hebben? Over welk onderwerp wil je informatie? Het noemen van specifieke documenten is niet nodig, maar om te voorkomen dat een verzoek als te algemeen geformuleerd of te weinig concreet wordt bestempeld, is het handig om de voorgeschiedenis van het verzoek en een toelichting daarbij te vermelden. Ook het afbakenen tot een bepaalde periode draagt bij aan concretisering van het verzoek. Overigens moet het bestuursorgaan de verzoeker behulpzaam zijn bij precisering van zijn vraag als die onvoldoende duidelijk is.

Een Wob-verzoek moet verder betrekking hebben op het beleid van de overheid, waaronder ook de voorbereiding en uitvoering valt. Beleid is een breed begrip en beslaat dus ook de interne organisatie van een ministerie, waaronder bestuurders en ambtenaren vallen.

Ook WhatsApp en sms

Een Wob-verzoek moet betrekking hebben op informatie die in bezit is van de overheid en die is gedocumenteerd in schriftelijke stukken, foto’s, video’s, geluidsbanden of ander materiaal dat gegevens bevat. Documenten van derden die toevallig in het bezit zijn van de overheid, vallen er niet onder. De Raad van State (die in hoogste instantie beslist over een Wob-verzoek) heeft in het voorjaar 2019 bepaald dat ook WhatsApp- en sms-berichten van bestuurders en ambtenaren mogen worden opgevraagd als deze in het kader van het werk zijn verstuurd, ongeacht of gebruik is gemaakt van een zakelijke telefoon of privételefoon.

Ten slotte volgt uit jurisprudentie dat de manier waarop een document is opgeslagen niet bepalend is om te bepalen of de Wob van toepassing is: ook e-mails en andere documenten die zijn opgeslagen in de cloud vallen onder de Wob; aan het begrip ‘document’ moet een ruime betekenis worden toegekend.